Regras de Etiqueta no E-MAIL

1)       Respeitar o uso de To e Cc nas mensagens, afinal diversas pessoas usam essa informação como forma de filtrar as mensagens em ordem de prioridade. Evite colocar a pessoa em Cc se você espera uma resposta desta no curto prazo. Sempre que esperar uma resposta mais imediata, use o To. Cuidado com o reply-all, pois quando utilizado no Outlook ele copia todos os nomes do To da mensagem original para o campo To da mensagem de resposta. Isso tipicamente fará com que você deixe de respeitar o uso de To e Cc na sua mensagem de resposta.

2)       Pense duas vezes antes de dar reply-all perguntando-se: A mensagem é realmente relevante para todos os copiados? Outra forma de evitar o reply-all é utilizando-se o Bcc para endereçar as pessoas na mensagem. O reply-all somente copia quem estiver no To ou no Cc. Se quiser sugerir às pessoas para não darem reply-all, faça-o de forma bem visível (por exemplo no título do e-mail).

3)       Sempre que quiser mandar uma informação para diversas pessoas, seja notícia, informar um win case e/ou promoção, parabenizar alguém, deve-se usar uma das seguintes alternativas: a) colocar todas as pessoas em Bcc; b) usar Cc, caso queira dar visibilidade  à  todos quem esta copiado no e-mail (outra alternativa é usar o Bcc e mencionar no texto do e-mail quem esta copiado).

4)       Evite anexar arquivos muito grandes em mensagens de e-mail, especialmente se for algo que a pessoa não esteja esperando receber.  Isso dificulta a vida de quem está acessando remotamente, além de deixar a rede lenta. 

5)       Avalie com cuidado a distribuição de notícias públicas. Muitas notícias estão sendo replicadas por mais de uma fonte.

6)       Evite a distribuição de notícias para listas genéricas. As listas  do mailer de interesses específicos devem ser utilizadas para este fim.

7)       Sempre que possível, utilize mensagens breves e objetivas. Mensagens muito grandes acabam fazendo com que as pessoas não leiam ou deixem para ler depois. Mensagens claras e objetivas facilitam o entendimento dos receptores e evitam e-mails extras para esclarecimentos da mensagem original.

8)       Evite "conversar" por e-mail. Em algumas situações é mais produtivo ligar para a(s) pessoa(s) e resolver o assunto por telefone. Em e-mails cuja tripa passa da tréplica, é melhor agendar uma conference call para resolver o assunto.